Retningslinjer for håndtering av interessekonflikter

Denne policyen beskriver på et overordnet nivå de prinsipper som selskapet skal legge til grunn for å avdekke og identifisere mulige interessekonflikter og hvordan selskapet skal håndtere disse. I tillegg til denne policyen legges det til grunn at selskapet utarbeider konkrete og utfyllende retningslinjer for håndteringen av mulige interessekonflikter og utdyper disse innenfor virksomhetsområder etter behov.

Administrerende direktør skal fastsette selskapets interne retningslinjer.

Målet med policyen og tilhørende retningslinjer er at selskapet skal ha identifisert mulige interessekonflikter som kan oppstå og beskrive hvordan disse skal håndteres.

• Verdipapirfondloven, LOV-2019-06-21-41 fra 21.07.2019
• Forskrift til verdipapirfondloven, FOR-2018-11-16-1710 fra 01.01.2019

Punktene som følger nedenfor angir overordnede prinsipper for ODIN Forvaltning AS.

Selskapet skal alltid opptre i fondenes og kundenes beste interesse. Det innebærer likebehandling i forvaltningsutøvelsen og forsvarlig informasjonsbehandling. Kundenes og fondenes interesser skal gis forrang til selskapets og/eller tilknyttede personers interesse.

Selskapet skal ha regler for ansattes og styremedlemmers adgang til å sitte i styrer og drive annen virksomhet. Har tilknyttet person eierinteresser eller øvrige interesser i eksterne selskaper skal det vurderes om det kan skape interessekonflikter mot kunder, fond eller mot selskapet. Kan potensielle konflikter identifiseres, skal administrerende direktør, eventuelt styret, konsulteres.

Alle ansatte skal årlig gi oversikt over sine eventuelle bierverv og tillitsverv. Dersom et verv har/kan ha relevans for stillingsutøvelsen, skal den ansatte innhente godkjenning fra administrerende direktør på forhånd.

Alle ansatte i selskapet skal være underlagt etiske retningslinjer vedtatt av selskapets styre.

For fondsforvaltningen skal det foreligge retningslinjer som sikrer at fondenes og kundenes beste interesse ivaretas. Prisingsrutiner skal sikre at fondenes NAV-kurser fastsettes uavhengig av forvaltningen av fondene. Hvert fond skal videre ha en depotmottaker som foretar sine lovpålagte kontroller.

Retningslinjene skal også gjelde for utøvelsen av handler for kunder under aktiv forvaltning og generelt sikre likebehandling ved ordreinnleggelse og tildeling.

Selskapet skal ha retningslinjer for håndtering av innsideposisjoner og markeds-manipulasjon. Utøvelsen av virksomhetsområdet i forvaltningen skal skje i tråd med god forretningsskikk.

Prisingsrutiner skal kontrolleres uavhengig av forvaltningen, likeledes for fondenes og kundenes mandater under aktiv forvaltning.

Interessekonflikter kan oppstå i forbindelse med avlønningen av ansatte. ODIN skal ha retningslinjer for selskapets godtgjørelsesordning som er utformet på en slik måte at den ansatte ikke gis incentiver til å ta utilbørlig risiko ved utøvelsen av fondsforvaltningen.

Selskapets skal ha retningslinjer for ansattes egenhandel som legger opp til stor aktsomhet ved deres handel i finansielle instrumenter. Ansatte er videre underlagt taushetsplikt som skal hindre formidling av kundeinformasjon til utenforstående og innsideinformasjon.

Selskapet skal ha interne regler for ansattes adgang til å motta gaver eller andre ytelser fra andre enn selskapet.

Selskapet skal ha retningslinjer som sikrer likebehandling ved handler i fondene både hva gjelder prioritering av ordre, tildeling og informasjonsutveksling. Retningslinjene skal sikre at selskapet ikke tilgodeser en kunde eller et fond på bekostning av andre kunder eller andre fond. Selskapet skal ha særlig oppmerksomhet på dette dersom et annet selskap i samme konsern som ODIN er kunde. Selskapet skal ha etablert retningslinjer for utøvelse av innbyrdes forretninger. Det enkelte fond som forvaltes vil stemme individuelt på generalforsamlinger.

Selskapet skal ha retningslinjer for bruk av stemmerett og fondene skal stemme i overenstemmelse med prinsippene for god eierstyring og i tråd med fondenes strategi og mandater.

Ved kjøp eller leveranse av produkter og/eller tjenester til andre selskaper i samme foretaksgruppe skal ODIN likebehandle disse på linje med selskaper som ikke inngår i gruppen.

Selskapet skal ha etablert retningslinjer innenfor de aktuelle virksomhetsområder som skal bidra til at potensielle interessekonflikter ikke oppstår og at utøvelsen av god forretningsskikk blir ivaretatt. Retningslinjene skal være utformet på en slik måte at andelseiernes og fondenes interesser ivaretas.

Retningslinjene skal videre sikre at muligheten for gode kontrollrutiner er etablert.