Formålet med vår bruk av personopplysninger er i første rekke å oppfylle de forpliktelser som vi har ovenfor deg som kunde.
Vi benytter også opplysninger for å samle statistikk som kan bidra i videreutvikling av både brukeropplevelse og innhold i våre kanaler.
I tillegg benytter vi personopplysninger til følgende formål:
Kundeadministrasjon
Vi bruker dine personopplysninger for å oppfylle vår avtale med deg. Det inkluderer å gjennomføre transaksjoner på dine konti, svare på henvendelser fra deg og på andre måter administrere kundeforholdet ditt.
I løpet av kundeforholdet ditt oppdaterer vi jevnlig adressen din mot Folkeregisteret for å sikre at vi har riktig informasjon om deg. Du kan se hvilken adresse vi til enhver tid har registrert på deg ved å logge deg inn på www.odinonline.com.
Kundeoppfølging og markedsføring
Vi bruker dine personopplysninger til oppfølging av ditt kundeforhold og markedsføring. For dette formålet benytter vi identitetsinformasjon, kontaktinformasjon og informasjon om ditt kunde forhold. Vi dokumenterer denne kommunikasjon med deg som potensiell kunde/kunde, som f.eks. e-post, chat, telefon og eventuelle møter som du har hatt med våre rådgivere. Du kan når som helst velge å melde deg av slik kommunikasjon med ODIN ved å klikke “oppdater e-postinstillingene” i e-postene du mottar fra oss.
Kundeoppfølging og markedsføring er begrunnet i vår legitime interesse i å tilby relevant informasjon til deg som kunde.
Data som brukes til statistikk og analyse anonymiseres alltid når det er mulig. Hvis statistikken eller analysen ikke kan gjennomføres på anonymiserte data, gjør vi ulike tiltak for å maskere opplysningene vi bruker for å ivareta ditt personvern.
Kundeautentisering ved bruk av elektroniske tjenester
Vi behandler nettdata for å identifisere datamaskinen eller den mobile enheten som du bruker for å få tilgang til våre elektroniske tjenester. Dette er begrunnet i vår berettigede interesse i å verifisere deg som kunde og for å ivareta din sikkerhet.
Tekniske logger
Identifiserende informasjon slik som IP-adresse lagres kun i tekniske logger og benyttes kun til tekniske formål, slik som forbedring av teknisk oppsett.
Følgende steder logges personopplysninger:
- I brannmur: Tidsstempel, kilde ip, kilde port, destinasjon ip og port for alle besøkende.
- I backup av logger, som lagres separat, inngår de samme personopplysninger som i brannmurloggen. Oppbevares så lenge det er hensiktsmessig for tjenesten.
Logger lagres i Norge hos ODIN Forvaltning AS. Ved mistanke om kriminelle handlinger vil denne informasjonen kunne bli benyttet til nærmere undersøkelser eller i en anmeldelse. Det vil ikke bli utlevert personopplysninger til andre parter uten at vedkommende som spør har en rettslig kjennelse eller hjemmel i lov for utleveringen.
Vi bruker også informasjonskapsler/cookies, som du kan lese mer om her.
Forebygging og avdekking av straffbare handlinger
Vi bruker opplysninger om deg for å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere eventuelt bedrageri og andre straffbare handlinger rettet mot deg, andre kunder eller oss (inkludert hvitvaskingsmeldinger). I tillegg gjør vi det for å forebygge og avdekke eventuelle transaksjoner med tilknytning til utbytte fra straffbare handlinger eller med tilknytning til terrorfinansiering. Dette gjør vi fordi vi er pålagt undersøkelses- og rapporteringsplikt for mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven, samt å foreta legitimasjonskontroll av alle våre kunder. Vi er også pålagt å rapportere mistenkelige opplysninger og transaksjoner til Økokrim. Opplysningene vil bli innhentet fra, og kan bli utlevert til, andre banker og finansinstitusjoner, politiet og andre offentlige myndigheter.
Lydopptak av telefonsamtaler
Vi gjør opptak av telefonsamtaler med vårt fondssenter og forvaltere. Før samtalen starter vil du få beskjed om dette. ODIN er pliktig etter verdipapirhandelloven til å gjøre lydopptak av alle samtaler i tilknytning til våre investeringstjenester og tilknyttede tjenester.
Tilrettelegging
Vi bruker informasjonskapsler og nettinformasjon for å gjøre analyse, personlig tilpasning av våre nettsteder og å yte kundeservice. Ved å benytte informasjonskapsler kan vi gjøre det enklere for deg å ta med informasjonen din videre, gjenkjenne besøk fra returnerende brukere og registrere generell statistikk om hvordan våre tjenester blir brukt.
Vi benytter også Google Analytics til trafikkanalyse på våre nettsteder. Dette er begrunnet i vår legitime interesse å forbedre og utvikle nettsidene våre. Du kan reservere deg mot Google Analytics fra denne siden, Google Analytics reservasjon. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler her.
Logging
Vi logger din aktivitet i «Min Profil» og ODIN Online for å kunne spore tilbake til hvilke endringer som er gjort og av hvem. Formålet med å logge endringene er for å avdekke sikkerhetsbrudd eller dersom det er en feil i systemene.
Kvalitetssikring og klagebehandling
ODIN er pålagt av Finanstilsynets retningslinjer til å gjennomføre kvalitetskontroller. Formålet med kontrollene er å sikre at våre ansatte følger lover, regler og interne retningslinjer. For å kunne utføre slike kontroller må vi i enkelte tilfeller behandle personopplysninger, for eksempel ved å lytte til lydopptak eller behandle klager eller andre henvendelser fra kunder.
Ved eskalerte kundeklager eller rettslige tvister behandler vi de personopplysningene som er nødvendige for å svare på henvendelsen eller følge opp et rettskrav eller en tvist.
Testing
Vi arbeider stadig med utvikling av våre applikasjoner og systemer for å optimalisere våre systemer, produkter og tjenester. I siste fase før lansering av viktige systemendringer kan vi være nødt til å bruke personopplysninger i testingen for å være sikre på at løsningen fungerer som den skal. Som hovedregel brukes anonymiserte data for slike formål, men i noen tilfeller bruker vi pseudonymiserte personopplysninger. Med pseudonymiserte personopplysninger menes at vi har byttet ut din identitetsinformasjon og kontaktinformasjon med fiktive datapunkter, men beholdt den øvrige informasjonen. Dette betyr at de som gjennomfører testingen ikke kan se hvilke individer testdataene gjelder, men det er i prinsippet mulig for eier av databasen å finne tilbake til dette.
Adgangen til å bruke personopplysninger for testformål begrunnes i vår legitime interesse i å sørge for at våre systemer fungerer trygt og sikkert for våre brukere. Testdata lagres på egne områder med svært begrenset tilgang.
IT administrasjon
Drift, feilretting, feilsøking og administrasjon av våre IT-systemer og applikasjoner kan i visse tilfeller føre til behandling av personopplysninger. Denne behandlingen er begrunnet i vår legitime interesse i å vedlikeholde våre informasjonssystemer, samt for å kunne levere tjenester til deg. Videre vil gjennomføring av sletting, retting/korrigering og anonymisering av personopplysninger når dette er påkrevet medføre en behandling av personopplysninger.
Vi vil ikke bruke opplysninger om deg til andre formål uten å orientere deg i samsvar med lov. Vi kan imidlertid bruke anonymiserte opplysninger, f.eks. analyse og statistikk, til andre formål enn de som er nevnt over.
For å gi deg informasjon om våre produkter og tjenester har ODIN opprettet en Facebook side: https://www.facebook.com/odinfond.
Dersom du følger eller liker vår Facebook-side kan ODIN se noe grunnleggende informasjon om deg, slik som navn, kjønn, hvilke innlegg du har likt, innlegg du har publisert på vår side (eller hvor vi er tagget i øvrige innlegg) eller meldinger du har sendt oss på Facebook. Vi bruker denne informasjonen til å svare på henvendelser fra deg. Dette gjør vi med grunnlag i vår legitime interesse i å følge opp henvendelser jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6(1)(f). Vi verken deler, lagrer eller bruker dine personopplysninger fra Facebook-siden til noe annet formål, og du kan slutte å følge vår Facebook-side når som helst. Vi gjør oppmerksom på at vi ikke kan gi ut taushetsbelagt informasjon på Facebook av sikkerhetsmessige årsaker, så dersom du har spørsmål om ditt kundeforhold ber vi om at du kontakter fondssenteret vårt.
ODIN mottar også statistikk fra Facebook gjennom bruk av en tjeneste som heter “Page Insights”, ofte kalt bare “Insights”. Denne tjenesten gir oss innsikt i hvordan besøkende bruker siden vår, hvilke innlegg som leses mest og lignende. Statistikken gir oss også informasjon om hvem brukerne av siden er ved å gi informasjon om kjønn, alder, geografisk område m.m. All statistikken vi mottar fra Insights-tjenesten er aggregert og anonymisert slik at vi ikke kan koble informasjonen til enkeltpersoner. Facebook har imidlertid tilgang til informasjonen på enkeltpersonnivå når de utarbeider den statistikken de leverer til Insights-tjenesten. I følge en avgjørelse fra EU-domstolen er derfor Facebook og ODIN felles ansvarlige for å sørge for at dine personvernrettigheter ivaretas i forbindelse med bruk av Insights-tjenesten.
I henhold til kontrakten mellom Facebook og ODIN for bruk av Insights-tjenesten har Facebook hovedansvaret for å ivareta dine rettigheter i og med at det er Facebook som samler inn de relevante dataene og behandler disse for å lage aggregert statistikk. Facebook må derfor gi deg nødvendig informasjon om sin behandling, dine rettigheter og muligheten til å klage. Kortversjonen av hvordan dette er bygget opp finner du her. For mer informasjon om Insights, inkludert hvordan de bruker informasjonskapsler (cookies), se her.
ODIN bruker den aggregerte statistikken vi mottar gjennom Insights-tjenesten med grunnlag i vår berettigede interesse i å forstå hvem som bruker Facebook-siden vår, slik at vi kan tilpasse innholdet vårt deretter og forbedre tjenestene våre, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6(1)(f). Du kan når som helst slutte å følge eller like vår Facebook-side og/eller slette eventuelle informasjonskapsler (cookies) som er lagret på din PC, nettbrett eller mobil dersom du ikke ønsker å være en del av datagrunnlaget for den aggregerte statistikken.
Dersom du ønsker å klage på vår bruk av Insights kan du ta kontakt med vår personvernsansvarlig (se odinfond.no/personvern under «Kontakt» for mer informasjon) eller Datatilsynet. Vi gjør oppmerksom på at det er det Irske datatilsynet som er ansvarlig for Facebooks behandling av personopplysninger, men det norske Datatilsynet kan hjelpe deg med å oversende din klage til rett instans.